اتوماسیون اداری جامع، هر آنچه از نرم افزار اتوماسیون انتظار دارید – زومیت

عناوین مختلفی برای اشاره به اتوماسیون در یک سازمان استفاده می شود که ممکن است گیج کننده باشد. به عنوان مثال، برای بسیاری از مدیران ایرانی این سوال مطرح است که تفاوت اتوماسیون اداری و اتوماسیون تجاری چیست و کدام یک از این گفته ها درست است؟

پاسخ بسیار ساده است. اتوماسیون (Office Automation) و Business Automation به همین مفهوم اشاره دارند. تنها نکته اینجاست که اصطلاح اتوماسیون اداری در ایران کاربرد متفاوتی با کاربرد جهانی آن دارد. در خارج از ایران، اتوماسیون اداری اصطلاحی است که به استفاده از فناوری برای انجام کارهای تکراری اشاره دارد و در نتیجه وقت کارکنان را برای انجام کارهای ارزشمندتر آزاد می کند.

در واقع اتوماسیون اداری در تعریف اصلی خود یک مفهوم کلی از اتوماسیون انجام شده در سازمان مانند اتوماسیون کسب و کار است و هم شامل اتوماسیون مکاتبات و مدیریت اسناد (ECM) و اتوماسیون فرآیند (BPMS) و هم سایر انواع اتوماسیون می شود. سازمان. در مقابل واژه اتوماسیون اداری در ایران کاربرد دیگری دارد و به معنای اتوماسیون مکاتبات و مدیریت اسناد شرکتی است.

برای درک بهتر تفاوت بین نحوه استفاده از این اصطلاح در ایران، مهمترین راه حل های اتوماسیون را شرح می دهیم:

اتوماسیون مکاتبات اداری

اتوماسیون مکاتباتی که در ایران به اتوماسیون اداری نیز معروف است، سیستم های مدیریتی است. محتوای سازمانی یا ECM برای دسته بندی و دسته بندی محتوای دیجیتال و دسترسی آسان به آن استفاده می شود. این نرم افزارها برای دسترسی رایگان به اطلاعات بدون محدودیت زمانی استفاده می شوند. یکی از انواع این اطلاعات مکاتبه و نامه رسمی توسط چه سازمان هایی برای انجام کارهای اداری استفاده می شود.

اتوماسیون فرآیندهای کسب و کار

سیستم مدیریت فرآیند کسب و کار (BPMS) به سازمان ها کمک می کند تا فرآیندهای تجاری را با تجزیه و تحلیل و خودکارسازی داده های مرتبط بهبود بخشند. در واقع BPMS به شما امکان مدلسازی، ایجاد، ویرایش و اجرای کلیه فرآیندهای تجاری در یک سازمان و همچنین جمع آوری و تجزیه و تحلیل داده ها را می دهد. به عنوان مثال، نرم افزار مدیریت فرآیندهای کسب و کار فراگستر یکی از بهترین راه حل های BPMS موجود در ایران است که از نسخه بومی سازی شده نرم افزار Process Maker برای مدیریت فرآیندها استفاده می کند.

تفاوت بین اتوماسیون اداری و اتوماسیون تجاری

همانطور که در توضیحات بالا خواندید، تنها تفاوت اتوماسیون اداری با اتوماسیون اداری مربوط به کاربرد متفاوت اصطلاح اتوماسیون اداری در ایران است. سیستم های مدیریت محتوای سازمانی (ECM) که در کشور ما به اتوماسیون اداری معروف هستند، راه حل هایی هستند که حجم زیادی از اسناد کاغذی را از فرآیندهای سازمانی حذف می کنند. این اسناد کاغذی شامل قراردادهای ذخیره شده دیجیتال، نامه های اداری، فاکتورها، گزارش های تحقیقاتی، رزومه و غیره می باشد. شامل می شود.

اساساً سیستم‌های مدیریت محتوای سازمانی (ECM) راهی برای مدیریت داده‌های ساختار نیافته یک سازمان از جمله متن، ویدیو، صدا و داده‌ها هستند. نرم افزار BPMS ابزاری برای مدیریت داده های ساختار یافته مانند فرم های درخواست مرخصی، درخواست های خرید محصول و موارد دیگر است. مدیریت یکپارچه داده های سازمانی مستلزم استفاده از هر دوی این ابزارها است و اتوماسیون اداری و BPMS دو ابزار مکمل برای افزایش بهره وری سازمانی هستند.

به همین دلیل، بسیاری از مدیران به طور کلی به دنبال اتوماسیون برای استانداردسازی و بهبود گردش کار و رویه‌های سازمان خود با خودکارسازی فرآیندهای سازمانی و در عین حال خودکارسازی مدیریت اطلاعات یکپارچه هستند. این مشکل باعث شده است که اصطلاح اتوماسیون کسب و کار در ایران نیز رواج بیشتری پیدا کند چرا که به طور کلی به اتوماسیون اطلاق می شود.

آخرین کلمه

در این مقاله خواهید آموخت که «اتوماسیون اداری» تفاوت چندانی با «اتوماسیون تجاری» ندارد. اما آنچه در ایران به اتوماسیون اداری معروف است همان اتوماسیون مکاتبات و مدیریت اسناد یا ECM است. در هر صورت چه در ایران و چه در سطح جهانی اتوماسیون کسب و کار همچنین گنجانده شده است BPMS و ECM و سایر انواع اتوماسیون در سازمان. بنابراین، پیاده‌سازی اتوماسیون کسب‌وکار به سازمان‌ها کمک می‌کند که داده‌های ساختاریافته (مربوط به فرآیند) را از طریق BPMS و داده‌های بدون ساختار را برای کارهای خاص و تکراری (مانند اتوماسیون اداری) از طریق ECM مدیریت کنند.

اکثر کسب و کارهای ایرانی مجبورند از نرم افزارهای متعددی با محیط های کاربری متفاوت برای مدیریت انواع داده های ساختاریافته و بدون ساختار استفاده کنند. این می تواند منجر به عدم شفافیت در کار، سوء استفاده، از دست دادن کسب و کار، اتلاف وقت و غیره شود. برای رسیدگی به این موضوع، سازمان ها باید به دنبال راه حل های اتوماسیون تجاری باشند تا با یکپارچه سازی و مدیریت تمام داده های ساختاریافته و بدون ساختار، به عملکرد مطلوب دست یابند.

شرکت فرانسوی یکی از شرکت‌های پیشرو در زمینه نرم‌افزار اتوماسیون در ایران است که هم راه‌حل‌های اتوماسیون مکاتباتی و هم فرآیندی را ارائه می‌کند و از عبارت «اتوماسیون تجاری» برای معرفی محصولات خود استفاده می‌کند. برای آشنایی با این مجموعه می توانید با شماره 42623-021 تماس بگیرید.